Jeder Unternehmer weiß, dass er „Bewirtungsbelege von der Steuer absetzen" kann. Das klingt für manch einen sehr reizvoll, da er so das Finanzamt an seinen Restaurantbesuchen beteiligen kann. Ganz so einfach ist es aber nicht, da das Finanzamt die Bewirtung natürlich nur als Betriebsausgabe akzeptiert, wenn ein eindeutiger betrieblicher Bezugnachgewiesen werden kann, Dokumentationsvorschriften eingehalten werden und damit ein privater Anlass ausgeschlossen ist.
Betrieblicher Bezug?
Ein betrieblicher Bezug ist immer dann gegeben, wenn bestehende oder potentielle Geschäftspartner, Auftraggeber, Auftragnehmer, Lieferanten, Kunden zum Essen eingeladen werden und es dafür einen konkreten betrieblichen Anlass gibt.
Nachweis?
Nachweisen kann der Steuerpflichtige den betrieblichen Bezug durch den Bewirtungsbeleg. Der Bewirtungsbeleg ist ein normaler Restaurantbeleg, auf dem zusätzlich die Namen aller Teilnehmer und der Anlass der Bewirtung aufgeführt sein müssen. Als Anlass der Bewirtung genügt allerdings nicht „Geschäftsessen“. Der Anlass muss hinreichend konkretisiert sein, z.B. „Besprechung der Liefermengen November“, „Planung des Projektes xy“, „Akquisegespräch bzgl. Auftragserteilung für 2019“. Der Bewirtungsbeleg ist vom Unternehmer zu unterschreiben. Bei Bewirtungen in Gaststätten muss die Rechnung maschinell erstellt und registriert und die Leistungen einzeln aufgeführt sein. Lediglich „Speisen und Getränke“ anzugeben, reicht nicht aus. Außerdem sind Bewirtungsaufwendungen zeitnah, einzeln und getrennt aufzuzeichnen. Dies gilt auf Geschäftsreisen oder bei Bewirtungen vor Ort.
Betriebsausgaben?
Die Kosten der Bewirtung können leider nicht zu 100 % abgezogen werden, sondern nur zu 70 %. Ist der Unternehmer vorsteuerabzugsberechtigt, bekommt er die Vorsteuer jedoch zu 100 % vom Finanzamt zurück. Trinkgeld kann auch zu 70 % mit abgezogen werden, einen Vorsteuerabzug gibt es hier nicht, da weder Vorsteuer enthalten ist noch ein Beleg darüber existiert.
Was ist sonst noch wichtig?
1) Es ist zu empfehlen, die Bewirtungsbelege (Kassenbons) zu scannen oder zu kopieren, da Belege auf Thermopapier mit der Zeit verbleichen und ggf. im Falle einer Betriebsprüfung nicht mehr zu lesen sind. Der Steuerpflichtige selbst muss dafür Sorge tragen, dass die Lesbarkeit der Belege erhalten bleibt. Hier genügt das verbleichte Original in Verbindung mit dem Scan oder der Kopie, die noch lesbar ist. Wer seine Buchhaltung heute schon digitalisiert hat, hat mit der Verbleichung der Thermobelege natürlich keine Schwierigkeiten.
2) Ein Teamessen mit Arbeitnehmern ist keine klassische Bewirtung, hier gelten besondere Regeln. Diese sind aber in einem anderen #taxiteasy Beitrag erklärt.
Ich bin kein Unternehmer, sondern Arbeitnehmer. Darf ich trotzdem Bewirtungsbelege angeben?
Klar. Man kann als Arbeitnehmer z.B. seinen Steuerberater zum Essen einladen und 70 % der Bewirtungskosten in den Werbungskosten zur Anlage N geltend machen ;-)