Seit ein paar Wochen ist das Thema E-Rechnung in aller Munde, da das Wachstumschancengesetz am 27. März im Bundesgesetzblatt verkündet wurde und damit die E-Rechnung ab 1.1.2025 tatsächlich Pflicht wird für alle Unternehmen in Deutschland. Viele Halbwahrheiten, Ängste und Behauptungen stehen seitdem im Raum. Wir möchten ein wenig Klarheit verschaffen:
Was ist eine E-Rechnung?
Es gibt im Wesentlichen zwei Standards, in denen eine E-Rechnung geschrieben werden kann, ZUGFeRD und X-Rechnung.
Eine E-Rechnung im ZUGFeRD Standard ist eine digitale Datei mit zwei Ebenen. Die erste Ebene ist ein digitales Belegbild, das optisch so aussieht wie herkömmliche Rechnungen und daher für den Menschen einfach les- und prüfbar ist, da wir den Aufbau kennen. Die zweite Ebene ist eine standardisierte XML-Datei, in der alle Rechnungsdaten gespeichert sind. Diese Datei wird uns beim Anblick sehr kryptisch vorkommen, sie kann aber von den Systemen des Rechnungsempfängers maschinell ausgelesen werden. Die erste Ebene ist also für den Menschen, die zweite für die Maschine.
E-Rechnungen auf Basis des Standards "X-Rechnung" beinhalten kein digitales Belegbild mehr, sondern ausschließlich eine XML-Datei. Diese Rechnungen sind also ohne die entsprechende Software schwierig für den Menschen zu entziffern. Viele Behörden verlangen eine X-Rechnung. In den allermeisten anderen Fällen werden im B2B Bereich allerdings eher ZUGFeRD-Rechnungen versendet, weil das digitale Belegbild noch mit dabei ist.
Was ist keine E-Rechnung?
Eine Rechnung auf Papier ist keine E-Rechnung. Eine Word-Datei ist keine E-Rechnung. Und Ihre Rechnung als digitales pdf ist auch keine E-Rechnung, weil die maschinenlesbare XML-Datei fehlt.
Muss ich also ab 1.1.2025 meine Rechnungen als E-Rechnungen schreiben?
Nein, es gibt Übergangsfristen. Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 € müssen erst ab 1.1.2027 Ihre Rechnungen als E-Rechnung versenden, alle anderen Unternehmen ab 1.1.2028.
Außerdem gibt es Ausnahmen. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro müssen nicht als E-Rechnung ausgestellt werden und Fahrausweise auch nicht. Privatpersonen dürfen Sie weiterhin Papier- oder pdf-Rechnungen schicken.
Alles klar, dann hab ich ja noch Zeit, kümmer‘ ich mich später drum…
Klares Nein. Jedes Unternehmen in Deutschland ist verpflichtet, ab 1.1.2025 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Für den Empfang genügt zunächst einmal ein E-Mail Postfach.
E-Mail hab ich, um den Rest kümmer‘ ich mich später…
Wieder klares Nein. Die E-Rechnung muss ab 1.1.2025 nicht nur empfangen werden können, sondern auch verarbeitet werden können. Das bedeutet, Sie müssen die E-Rechnung in ihrem ursprünglichen Format aufbewahren und revisionssicher archivieren können. Sie dürfen die E-Rechnung weder ausdrucken und das Papier archivieren noch genügt eine Archivierung auf einer einfachen internen oder externen Festplatte. Sie benötigen ab 1.1.2025 zwingend eine Software, die die Voraussetzungen der revisionssicheren Archivierung erfüllt.
Darüber hinaus wird es für Sie auch schwierig, die E-Rechnung überhaupt zu lesen, wenn Ihr Lieferant Ihnen keine ZUGFeRD-Rechnung schreibt, sondern eine X-Rechnung ohne digitales Belegbild. Das kann ebenfalls ab 1.1.2025 der Fall sein und auch dafür benötigen Sie eine Software.
Verstanden. Wie kann ich denn empfangene E-Rechnungen lesen und revisionssicher aufbewahren?
Wir empfehlen Ihnen „DATEV Unternehmen online“, weil das System alle Anforderungen erfüllt:
- Die E-Rechnung wird elektronisch aufbewahrt
- Die E-Rechnung wird lesbar und sicher aufbewahrt (Datensicherungen)
- Die E-Rechnung wird zeitnah verarbeitet und archiviert
- Das ursprüngliche Format wird nicht verändert
- Die E-Rechnung wird grundsätzlich unverändert aufbewahrt
- Sollten doch einmal Veränderungen erfolgen, werden diese Veränderungen revisionssicher dokumentiert
Gibt es noch andere Möglichkeiten?
Wir arbeiten mit uns unseren Mandanten, für die wir die Buchhaltung erstellen, ausschließlich über DATEV Unternehmen online zusammen. Zudem können Sie DATEV Unternehmen online auch zu vielen anderen Zwecken nutzen. Sie können die Gehälter Ihrer Mitarbeiter mit einem Klick überweisen, Sie bekommen dort ihre betrieblichen Auswertungen aus Lohn und Buchhaltung von uns bereitgestellt, sie können Ihre Rechnungen bezahlen und die eAU Ihrer kranken Mitarbeiter abrufen. In unseren Augen ist DATEV Unternehmen online die einzig sinnvolle Möglichkeit einerseits die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und andererseits bestmöglich mit uns als Ihrem Steuerbüro zusammenzuarbeiten.
Sollten Sie Ihre Buchhaltung selbst erstellen und beauftragen Sie uns lediglich mit der Erstellung Ihres Jahresabschlusses, sieht die Sache etwas anders aus. Hier empfehlen wir Ihnen Lexware Office zur revisionssicheren Archivierung Ihrer digitalen Belege und zur Erstellung Ihrer Buchhaltung und Umsatzsteuervoranmeldung. Mit Lexware Office können Sie auch ab 1.1.2025 bereits Ihre eigenen Rechnungen als E-Rechnungen erstellen und versenden. Damit hätten Sie dieses Thema gleich mit erledigt.
Was ist, wenn ich so weiter mache wie bisher?
Dann führen Sie Ihre Buchhaltung nicht mehr nach den gesetzlichen Vorgaben und Sie bekommen vermutlich Probleme in der nächsten Betriebsprüfung. Außerdem bekommen Sie ab 1.1.2025 Probleme mit einigen Dienstleistern und Lieferanten, wenn Sie Ihrer gesetzlichen Pflicht nicht nachkommen, E-Rechnungen empfangen zu können. Viele große Unternehmen werden ab 1.1.2025 im B2B Bereich keine Papierrechnung mehr versenden. Weil sie es nicht mehr müssen. Sie sollten sich also nicht auf den Übergangsfristen ausruhen, sondern jetzt handeln und die Gelegenheit nutzen, Ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen.
Ok, vielleicht nochmal kurz zusammengefasst: Was mache ich jetzt? Wie fange ich an?
- Sie legen sich eine E-Mail-Adresse an, die nur für den Empfang von Eingangsrechnungen verwendet wird, z.B. rechnung@unternehmensname_123.de
- Sie informieren alle Geschäftspartner, dass Rechnungen nur noch an diese Adresse zu senden sind.
Ab jetzt kommt es darauf an, ob Sie Ihre Buchhaltung von uns erstellen lassen (DATEV Unternehmen online) oder selbst erstellen (Lexware Office). Wir starten mit den weiteren Schritten für diejenigen, für die wir die Buchhaltung erstellen:
- Wenn Sie Ihre Buchhaltung von uns erstellen lassen: Sofern Sie DATEV Unternehmen online noch nicht nutzen, geben Sie uns bitte Bescheid, dass Sie DATEV Unternehmen online nutzen möchten, den Rest regeln wir.
- Sie aktivieren Upload Mail in DATEV Unternehmen online.
- Sie richten in Ihrem Mail-Postfach eine automatischen E-Mail-Weiterleitung Ihrer neuen Rechnungsadresse an DATEV Unternehmen online ein.
- Ggf. richten Sie noch die digitale Belegfreigabe in DATEV Unternehmen online ein.
Wenn Sie Ihre Buchhaltung selbst erstellen:
- Sie besorgen sich Lexware Office als Buchhaltungssoftware. Wenn Sie unsicher sind, welches Paket Sie benötigen, fragen Sie uns gerne.
- Eingehende E-Rechnungen können sie entweder mit der iOS/Android App direkt nach Lexware hochladen. Oder Sie automatisieren den Upload mit der Zusatzsoftware invoicefetcher und einer automatischen E-Mailweiterleitung.
Fertig ist Ihr E-Rechnungsempfang, ihre digitale Weiterverarbeitung der Rechnung und Ihre revisionssichere Archivierung.
OK. Wird so gemacht. Und meine eigene Rechnungsschreibung stelle ich dann 2028 um.
Unsere Empfehlung ist auch hier eine andere. Wenn Sie die oben genannten Punkte zum Empfang und zur revisionssicheren Archivierung umgesetzt haben, sollten Sie den letzten Schritt jetzt direkt noch mitgehen. Versenden Sie Ihre eigenen Rechnungen ab 1.1.2025 als E-Rechnungen.
Warum sollte ich das machen?
- Jetzt sind Sie bereits mitten im Umstellungsprozess. Der letzte Schritt fällt Ihnen jetzt leichter als wenn Sie in drei Jahren nochmal daran denken müssen.
- Sie haben Ihre Buchhaltung heute schon in einem Rutsch zukunftssicher aufgestellt und das Thema E-Rechnung erledigt.
- Niemand sollte unserer Empfehlung nach heute mehr Rechnungen mit Word schreiben, sondern eine dafür vorgesehene Software nutzen, die z.B. automatisch fortlaufende Rechnungsnummern vergibt, die Umsatzsteuer automatisch berechnet, Debitoren speichern kann, etc. Auch diesbezüglich ist es jetzt ein guter Zeitpunkt, diesen Schritt zu machen.
- Die E-Rechnung ist zeitsparender, effizienter und kostengünstiger als eine Papierrechnung.
- Ihr Unternehmen tritt nach außen professioneller und fortschrittlicher auf.
Ok, überredet. Welche Software soll ich nutzen?
Es kommt drauf an, was Sie brauchen. Angebotsschreibung, Zahlungserinnerung, Mahnwesen, Abschlagsrechnungen, Kundenverwaltung, etc. Es gibt verschiedene Anbieter am Markt und man sollte einen auswählen, der das kann, was den eigenen Anforderungen entspricht. Zwei grundsätzliche Dinge sollten aber immer gewährleistet sein: Die Software muss E-Rechnungen erstellen können und sie sollte auf dem DATEV Marktplatz gelistet sein. Letzteres ist wichtig, damit gewährleistet ist, dass DATEV Unternehmen online die Daten aus Ihrer Rechnungsschreibung nahtlos übernehmen und weiterverarbeiten kann.
Starten Sie jetzt Ihren Umstellungsprozess E-Rechnung und kommen Sie gerne auf uns zu, wenn Sie noch Fragen haben.