Die digitale Steuerkanzlei

Der digitale Wandel verändert unser Arbeiten in den letzten Jahren in hohem Maße und die Entwicklung ist noch lange nicht am Ende. Es ist eine große Herausforderung, der wir uns aber gerne stellen, weil wir dabei jeden Tag neue Vorteile, Chancen und Möglichkeiten entdecken, die unsere tägliche Arbeit vereinfachen und unsere Prozesse noch effizienter machen. 

Digitalisierung in der Kanzleiorganisation

Wir setzen die Software der DATEV ein und nutzen seit Januar 2019 das neue Dokumenten-Management-System der DATEV (DMS). DMS bedeutet, dass alle Dokumente digital und revisionssicher abgelegt werden, nicht mehr als Papierdokument. Alles, was als Papier in die Kanzlei kommt, wird eingescannt und nur noch digital weiterbe- und verarbeitet. Unsere Teammitglieder bekommen ihre Eingangspost nicht mehr auf den Schreibtisch, sondern als pdf auf den Monitor bzw. in die digitale Erledigungsliste. Wir benutzen iPads mit digital Pencil für die verschiedensten Bürotätigkeiten und für die Telefonie im Homeoffice. Unsere komplett digitalen Arbeitsplätze haben es uns in der Corona Zeit einfach gemacht, von heute auf morgen ins Home Office zu gehen und nahtlos weiterzuarbeiten.

Digitalisierung in der Buchhaltung

Die Buchhaltung ist der am intensivsten von der Digitalisierung betroffene Bereich. Hier übernimmt heute die Maschine viele Aufgaben, die früher die Buchhalterin selbst erledigt hat. Wenn die Belege der Buchhaltung digitalisiert werden, kann die OCR-Text-Erkennung die wesentlichen Informationen aus den Belegen automatisch auslesen und macht einen Buchungsvorschlag. Die KI-unterstützte Buchungsautomatisierung ist der nächste Schritt in der Entwicklung. Bankdaten werden ebenfalls elektronisch eingelesen. So besteht die Arbeit der Buchhalter*innen nicht mehr wie früher ausschließlich im Eingeben von Buchungssätzen, sondern heute viel mehr im Prüfen und Korrigieren der Buchungsvorschläge, im Einlesen von Datensätzen aus Fremdsystemen (z. B. Lexware, Sevdesk, Debitoor, Getmyinvoices, invoicefetcher, Easybill oder Fastbill) und in der Pflege von Lerndateien und Schnittstellen. Wir setzen für unsere digitalen Buchhaltungen die DATEV-Lösung „Unternehmen online“ ein. Von lexoffice wurden wir bereits als TOP-Kanzlei ausgezeichnet, weil wir sehr viele Mandant*innen haben, die über lexoffice selbst buchen und wir uns daher entsprechend auskennen. 

Digitalisierung in der Lohnabrechnung

Wenn Sie einen neues Teammitglied einstellen, erfassen Sie die Mitarbeiter-Stammdaten über eine Browser-basierte Web-App. Keine lästigen handschriftlichen Personalfragebögen mehr. Wir erstellen die Lohnabrechnung und stellen Ihnen alle Lohnauswertungen digital in DATEV Unternehmen online zur Verfügung und Ihre Mitarbeiter*innen erhalten Ihre Lohnabrechnung nur noch digital über das Portal DATEV Arbeitnehmer online. Die Zahlung der Gehälter erledigen Sie per Mausklick in DATEV Unternehmen online, weil wir Ihnen die Sammelüberweisung dort schon bereitgestellt haben. Die Kommunikation mit Finanzamt, Sozialversicherung und Berufsgenossenschaften läuft hier natürlich auch digital über unsere Lohnsoftware. Auch hier arbeiten wir für Sie bereits völlig papierlos.

Digitalisierung in der Einkommensteuer

Arbeitgeber*innen übermitteln die Lohnsteuerdaten an das Finanzamt, die Rentenversicherung stellt die Rentendaten zur Verfügung, die Sozialversicherungsträger die Krankenkassenbeitragszahlungen. Elterngeld, Krankengeld und Arbeitslosengeld sind dem Finanzamt auch schon bekannt, genau wie Riester- oder Basisrentenbeiträge. Mit Ihrer Vollmacht lesen wir all diese Daten elektronisch in die Steuererklärung ein, Ihre Vorauszahlungen kommen über das Steuerkonto online auch digital. Ihre Belege stellen Sie uns digital über das DATEV-Portal „DATEV Meine Steuern“ zur Verfügung oder sie werden bei uns in der Kanzlei digitalisiert. Auf Basis dieser Daten wird die Einkommensteuererklärung bearbeitet. Die fertige Steuererklärung stellen wir Ihnen wiederum digital im Portal "DATEV Meine Steuern" zur Online-Freigabe zur Verfügung. Danach übermitteln wir die Steuererklärung elektronisch zum Finanzamt. Der Bescheid kommt seit 2023 bei allen Mandanten nun auch ausschließlich elektronisch und nicht mehr in Papierform bei uns in der Kanzlei an. Mit den Finanzbehörden erfolgt die Kommunikation inzwischen auch komplett digital, egal ob es um Nachrichten, Einsprüche, Anpassung von Vorauszahlungsanträgen oder Übermittlung der Belege zum Finanzamt geht. Es muss nichts mehr ausgedruckt und zum Briefkasten gebracht werden.

Digitalisierung in der Cloud

Durch die Digitaliserung und das papierlose Büro steigen die Anforderungen an die Datenspeicherung und die Datensicherheit. Um den neuen Anforderungen zu jedem Zeitpunkt gerecht zu werden, speichern wir Ihre Daten auf dem Server eines Systempartners in einem professionellen Rechenzentrum innerhalb Deutschlands. Datensicherheit, Datensicherung, Updates von Hard- und Software haben wir in professionelle Hände gegeben, weil unserer Meinung nach ein Server in den eigenen Büroräumen den heutigen Ansprüchen nicht mehr genügen kann. Unsere Telefonanlage liegt beim gleichen Anbieter ebenfalls in der Cloud. Wir sind mit dieser Lösung absolut flexibel und haben so unsere beiden Standorte ideal und digital verbunden. Wenn unsere Mitarbeiter*innen im Home-Office arbeiten, müssen sie auf nichts verzichten, können Gespräche annehmen, telefonieren und arbeiten, als wenn Sie im Büro sitzen würden.